O que sempre foi um grande problema para as empresas é um grande negócio para a AGM. A guarda e a gestão de documentos não são apenas importantes e estratégicas; em muitos casos, são exigidas por lei. Universidades e escolas, empresas, órgãos federais, estaduais e municipais, instituições financeiras, enfim, não há quem não precise armazenar e conservar documentos importantes.
E com o custo crescente dos espaços urbanos e a necessidade de disponibilizar áreas anteriormente destinadas à armazenagem para as atividades principais do negócio, terceirizar a guarda de documentos com um parceiro com know-how e tecnologia é a opção lógica.
A AGM é um dos primeiros e principais players do mercado de guarda, organização e controle de documentos no país e seus serviços englobam a guarda de documentos em papel, em embalagens especiais identificadas com códigos de barras; serviços de catalogação e digitalização, tracking e disponibilização de documentos para o cliente, com entrega, retirada e consulta por e-mail.
A AGM conta com uma equipe diversificada e treinada para classificar e analisar cada documento, entendendo a sua importância dentro da organização. A equipe da AGM cataloga documentos obedecendo à tabela de temporalidade, desenvolvimento de workflow, preparação adequada para arquivo, desenvolvimento de projetos para gestão in house, microfilmagens, guarda e catalogação de mídias eletrônicas.
A indexação de caixas, arquivos e processos na Gestão de Documentos segue o mesmo padrão de informatização das operações logísticas da AGM, abrangendo:
• processos de conferencia e recebimento de documentos com etiquetas de códigos de barras;
• gestão online do status das pesquisas;
• indexação de banco de dados de acordo com a necessidade dos clientes.
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A AGM entende que cada um dos documentos que armazena representam um elo importante do negócio de seus clientes; no Brasil, sobretudo, existe um risco ainda maior devido a toda a complexa legislação que obriga que documentos fiscais, trabalhistas e administrativos sejam guardados por determinado número de anos e, no caso de perda, as conseqüências podem ser custosas. A AGM dispõe de salas especiais livres de umidade, pragas e insetos, áreas especialmente desenhadas para a guarda de documentos digitais e tecnologias de ponta aplicadas, com monitoramento 24 horas e segurança máxima contra incêndio.
A proteção, indexação e o completo sigilo dos documentos são itens fundamentais em qualquer projeto da AGM. Os procedimentos para destruição de documentos também obedecem aos mais rigorosos padrões de segurança, sempre de acordo com a demanda do cliente. |
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O serviço de Gestão de Documentos da AGM é monitorado por um sistema totalmente automatizado, especialmente voltado para o gerenciamento de documentos, permitindo ao cliente consultar seus arquivos inativos com rapidez e segurança. O acesso aos documentos fica centralizado e disponível para ser acessado e consultado a qualquer hora. O documento pode ser entregue no cliente até quatro horas após o seu pedido. As entregas físicas obedecem aos padrões de transporte, com rastreamento total.
O Programa de Gerenciamento de Arquivo Inativo da AGM foi desenvolvido na linguagem VB, com banco de dados em SQL Server e rede em Windows NT |
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• Levantamento das necessidades do cliente:
visita de equipe técnica especializada em catalogação e indexação de documentos para acompanhar o workflow de documentos, processos e caixas; desenvolvimento de projeto para ser apresentado e aprovado pelo cliente; cronograma de retirada e agendamento do transporte elaborado e aprovado pelo cliente.
• Indexação:
processo que resulta em identificar toda a documentação da caixa; pode ser realizado pela AGM ou pelo próprio cliente; podendo ser utilizado em planilhas ou diretamente em nossa página da internet.
• Armazenagem:
é feita em estantes de aço reforçadas. A AGM permite ao cliente optar pela armazenagem em suas próprias caixas, mesmo fora dos padrões usuais, ou em caixas triplex padrão AGM, que serão fornecidas.
• Solicitações:
poderão ser feitas via internet, fax ou e-mail, com a observação rigorosa de todas as normas de sigilo e confidencialidade; no caso de solicitações via fax, as assinaturas dos solicitantes serão conferidas; as solicitações via internet são absolutamente restritas, com o acesso de usuários limitado e previamente determinado pelo Gestor de Risco da Sul América, seguindo as determinações do cliente.
• Consulta das Caixas:
processo no qual se inicia o atendimento ao cliente. Através da categorização dos diversos níveis de acesso dos clientes, podem ser efetuadas “consultas internas” (feitas dentro dos próprios sites da AGM) ou “consultas externas” (o cliente solicita caixa e a mesma lhe é entregue em prazo pré-determinado); as consultas podem ser feitas por caixas e/ou processos.
• Consulta das Caixas externas:
Consultas solicitadas pelo cliente para o envio de uma ou mais caixas, sendo utilizado o transporte da AGM ou do próprio cliente, observando rigorosamente todas as normas de sigilo e confidencialidade e as restrições de acesso.
• Consulta via internet:
O cliente poderá consultar o banco de dados contendo a indexação de suas caixas através da página web da AGM; alem disso, o sistema permite que sejam feitas também, solicitações de materiais, retiradas e indexação de caixas e/ou documentos.
• Digitalização de documentos:
A AGM também oferece o serviço de digitalização dos documentos. Com ele, documentos em papel transformam-se em arquivos eletrônicos, podendo ser facilmente armazenados e consultados remotamente via internet, fax ou e-mail.
• Destruição de Documentos:
esse serviço pode representar um grande risco para a empresa, caso um documento de alta segurança seja manuseado de forma errada. A AGM oferece procedimentos de destruição de segurança máxima tanto em seus sites quanto em empresas terceirizadas. O valor das aparas ou da reciclagem do papel pode ser devolvido ao cliente. |
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