Gestão de Documentos Archives

1 de março de 2021

No aniversário do Rio de Janeiro, a AGM Doc dá grande passo na sua Digitalização

No aniversário do Rio de Janeiro, a AGM DOC dá grande passo na sua Digitalização

O Rio de Janeiro comemora hoje seus 456 anos! Esse ano é especial também pois o Cristo Redentor
completará seus 90 anos. Esse dia adquire ainda um significado especial para A AGM, que também deu importante passo em sua Digitalização, inaugurando seu novo portal.

Sobre o Rio de Janeiro

Inicialmente chamada de “São Sebastião do Rio de Janeiro”, fundada por Estácio de Sá em 1º de Março de 1565, foi a segunda cidade brasileira a ser fundada. Palco guerra entre franceses e portugueses, estes por fim venceram posições estratégicas francesas e estabeleceram seu domínio. Pouco depois a cidade se tornou a capital do país, importante centro mercantil que conectou o Brasil ao mundo; e hoje é a mais famosa cidade brasileira, com o Cristo Redentor como uma das sete maravilhas modernas e referência em turismo, cultura, natureza e belezas naturais.

Sobre Digitalização e a AGM

Conectar o Rio de Janeiro ao mundo é algo que a AGM Gestão de Documentos faz a partir de hoje, já que inaugura o seu novo portal – www.agmdoc.com.br – voltado para o mercado de Gestão de Documentos e com as últimas informações e pesquisas sobre GED, ECM, Guarda de Documentos e dicas de liderança para a área. É um importante passo em seus processos de digitalização, para a Gestão de Documentos, e para otimizar a informação voltada aos seus clientes.

Parabéns para o Rio de Janeiro! E parabéns também para nossa equipe, que tornou possível atingir mais essa meta para a AGM Gestão de Documentos

19 de fevereiro de 2021

By Agm Logisticain Diversos

O que é a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira?

O decreto nº 10.278 de 18 de Março de 2020 permitiu que documentos digitais tenham o mesmo valor legal dos documentos físicos. Uma série de regras técnicas e procedimentos devem ser seguidos ao executar processos de Gestão Eletrônica de documentos.

No post anterior fizemos um resumo de pontos importantes do Decreto. Entre eles falamos da
importância do controle, localização e validação do arquivo digital. Para isso deve usar o padrão ICP-Brasil ou Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira para a certificação digital de seus documentos.
O certificado digital é uma validação decretada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas), sendo responsável pela segurança total na conversão do seu documento físico para digital. É a forma de comprovar que o documento digital é fiel ao físico através da assinatura com certificação digital. O ICP garante contingências como, por exemplo, ser obrigatório salvar arquivos em formatos PDF/A que podem ser abertos em qualquer sistema.

O procedimento de certificação pode ser realizado dentro de ferramentas de ECM através de criptografia e segurança, tornando o arquivo digital autenticado pelas regras do Decreto 10.278 de digitalização de documentos.

17 de fevereiro de 2021

By Agm Logisticain Diversos

O ECM e o Decreto nº 10.278

O decreto nº 10.278 de 18 de Março de 2020 estabelece técnicas para a digitalização de documentos, de forma que o físico e o digital tenham os mesmos efeitos legais. Nós da AGM resumimos alguns pontos importantes, veja:

APLICAÇÃO: Órgãos governamentais, empresas públicas e privadas.
PROCEDIMENTOS E SEGURANÇA: Usar padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ou ICP-Brasil (veja o próximo post). A digitalização deve cumprir requisitos acordados pelas empresas envolvidas no processo.
PRAZO DE GUARDA: O mesmo prazo aplicado a documentos físicos, há regras diferenciadas para documentos fiscais e de transações financeiras. Empresas públicas devem observar regras do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
DESCARTE: Ao ser digitalizado, um documento físico (que não possua valor histórico) pode ser descartado.
TERCEIRIZAÇÃO: Entidades públicas e privadas podem terceirizar o serviço de digitalização e armazenagem.
EXCEÇÕES: A lei não englobará a digitalização dos seguintes documentos:

– Produzidos originalmente em formato digital (nato-digitais).
– Documentos de transações no sistema financeiro nacional.
– Microfilme.
– Audiovisuais.
– Documentos de identificação.
– Documentos de porte obrigatório.

12 de fevereiro de 2021

By Agm Logisticain Diversos

Fatores Importantes na Transformação Digital

Para o processo de digitalização ou da transformação digital, é prioritária a disseminação da nova cultura por toda empresa, e líderes e colaboradores são importantes multiplicadores nessa atividade. Passado o estágio de mudança de mindset, estes são os fatores que conduzirão a transformação digital de uma empresa:

Operacional: os colaboradores e departamentos discutem juntos novas formas para melhorar sua gestão através da adoção de ferramentas como ECM, BI etc. Dessa forma economizando horas de trabalho e melhorando processos decisórios. Ter consciência que áreas que inicialmente parecem não ter relacionamento com mudança também serão impactadas é fundamental.

Cliente: mensurar a experiência do cliente durante toda a sua jornada, prevendo mudanças e melhorias de forma que o cliente passe a ser um case de sucesso e traga mais clientes. As melhores práticas são a adoção de ferramentas para traçar quais os clientes ideais do negócio, quais as demandas dele por determinado serviço e até o interesse dele nos conteúdos postados nas redes sociais pelo seu negócio.

Processos: Anos como 2020 mostraram que esse é o fator mais sensível, é aqui que há uma reestruturação completa de modelos de negócio dependendo de uma simples mudança de hábitos de consumo do mercado. Existem casos de empresas desenvolvendo novos negócios através da análise de dados de performance de seus próprios processos.

O olhar atento a esses três fatores guiará corretamente o processo de adquirir maturidade digital para a sua empresa.

10 de fevereiro de 2021

By Agm Logisticain Diversos

O profissional de tecnologia, o ECM e a digitalização em 2021

A transformação digital decorrente da pandemia tornou as o tratamento de informações digitais essenciais para a sobrevivência das empresas. Soluções como o ECM, por exemplo, reúnem todas as peças vitais de informação de forma organizada e acessíveis com um clique. Integrar Business Intelligence e gestão de processos é o separa empresas maduras das que tem um longo caminho para sobreviver.

A pessoa fundamental na integração das ferramentas ECM, um BPM e do BI é a uma equipe de tecnologia com a visão técnica para a integração, e a humana para a disseminação cultural dos novos procedimentos em toda a empresa.

Uma tendência em São Paulo em 2020 e acompanhada por outros estados mostrou um aumento
considerável de vagas para a área de tecnologia da Informação. Vagas para “Cientista de Dados” – que tem relação entre outros sistemas com o ECM – aumentaram 671% somente no ano de 2020.

Isso demonstra que a busca por maturidade digital das empresas, apontada pela consultora McKinsey em 2020, continua agora em 2021, e sinaliza que o mercado entende melhor do que nunca a necessidade de organização de suas informações digitais.