As habilidades individuais e o trabalho em equipe!
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As habilidades individuais e o trabalho em equipe!

Essa semana, na Academia da #AGMDoc nós trabalhamos habilidades individuais integradas a lideranças, e como isso traz resultados vantajosos a todos (colaboradores e empresa) através do trabalho em equipe.

Em 2021 o mercado global volta a ser o cenário competitivo que já conhecíamos para qualquer negócio: se possuir grau elevado de maturidade digital é um diferencial; no âmbito de Recursos Humanos ter uma liderança ideal que multiplique boas práticas é vital.

Incentivar os colaboradores dentro das suas dimensões culturais e personalidade, e trazer resultados que beneficiem não só a empresa, mas o crescimento individual de cada um, deve ser a principal missão de cada líder e sua equipe. Dentro dessas dimensões, separamos os pontos positivos de 9 estilos de personalidade, que quando incentivados podem ser usados no sucesso de um projeto em equipe:

1. Perfeccionista: foco na economia, trabalho, honestidade e esforço. Detecta erros com facilidade.
2. Prestativo: concentrado na necessidade do outro, atrai pessoas para perto de si.
3. Bem-sucedido: Organização, produtividade e eficiência.
4. O romântico: sensibilidade e apoio a pessoas em dor ou crise.
5. Observador: Facilidade em produzir análises claras e confiáveis.
6. Protetor: questionador, identifica-se com as injustiças sociais, impede conflitos.
7. Sonhador: elevado grau de energia e motivação, aberto a novidades.
8. Confrontador: preocupados com justiça, luta pelos outros da equipe.
9. Pacificador: capacidade de identificar o que é essencial para outras pessoas.

Nota: Com dados de um estudo educacional de Presiler, Borba e Battirola.

Fatores Importantes na Transformação Digital
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Fatores Importantes na Transformação Digital

Para o processo de digitalização ou da transformação digital, é prioritária a disseminação da nova cultura por toda empresa, e líderes e colaboradores são importantes multiplicadores nessa atividade. Passado o estágio de mudança de mindset, estes são os fatores que conduzirão a transformação digital de uma empresa:

Operacional: os colaboradores e departamentos discutem juntos novas formas para melhorar sua gestão através da adoção de ferramentas como ECM, BI etc. Dessa forma economizando horas de trabalho e melhorando processos decisórios. Ter consciência que áreas que inicialmente parecem não ter relacionamento com mudança também serão impactadas é fundamental.

Cliente: mensurar a experiência do cliente durante toda a sua jornada, prevendo mudanças e melhorias de forma que o cliente passe a ser um case de sucesso e traga mais clientes. As melhores práticas são a adoção de ferramentas para traçar quais os clientes ideais do negócio, quais as demandas dele por determinado serviço e até o interesse dele nos conteúdos postados nas redes sociais pelo seu negócio.

Processos: Anos como 2020 mostraram que esse é o fator mais sensível, é aqui que há uma reestruturação completa de modelos de negócio dependendo de uma simples mudança de hábitos de consumo do mercado. Existem casos de empresas desenvolvendo novos negócios através da análise de dados de performance de seus próprios processos.

O olhar atento a esses três fatores guiará corretamente o processo de adquirir maturidade digital para a sua empresa.

Arquivologia, Gestão de Documentos, ECM
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Arquivologia, Gestão de Documentos, ECM

Essa semana houve um aumento nas buscas por informações na internet a respeito das diferenças entre esses termos, já falamos um pouco sobre GED e ECM em posts anteriores e vale um reforço:

-Arquivologia: pode ser também chamado de arquivística, uma definição simples fornecida pelo portal Guia da Carreira seria: “atividades básicas, princípios e técnicas específicas para arquivar, conservar, organizar e guardar documentos de forma que sua localização seja facilitada”. A figura da pessoa que exerce essa atividade, é a do arquivista.

-Gestão de Documentos: De acordo com os conceitos estabelecidos no Brasil, é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, utilização e avaliação de documentos. Aqui, já é possível haver o armazenamento dos documentos em meio digital e físico, respeitando todas as regras e legislações vigentes.

-ECM: De acordo com David Hauben, referência no Brasil em termos de ECM, O “Enterprise Content Management” ou a Gestão do Conteúdo Empresarial é definido como a ferramenta que se integra com sistemas de ERP, Recursos Humanos, Contábeis etc. e facilita processos, monitora alterações, fluxos de aprovações e organização de qualquer tipo de informação empresarial (sejam elas documentos, imagens, arquivos), de forma segura e completamente digital.

Em qual estágio de maturidade nesse conceito a sua empresa ou o seu departamento estão em 2021?

A LGPD e o que sua empresa precisa saber
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A LGPD e o que sua empresa precisa saber

O impulsionamento do digital e a digitalização das empresas em 2020 trouxe consigo um aumento exponencial no consumo de informações, produtos e serviços pela internet, tanto no âmbito B2C quanto B2B. Sem relacionamento direto com esse aumento, mas pertinente ao digital, entrou em vigor em Agosto de 2020 a nova LGPD ou Lei Geral de Proteção de Dados.

A nova LGPD estabelece como os dados do seu cliente devem ser tratados por você e que níveis de segurança devem ser aplicados dependendo da sensibilidade da informação manuseada. De acordo com dados da SERPRO – Serviço Federal de Processamento de Dados – seguem algumas das regras estabelecidas:

  • A LGPD estabelece um cenário de segurança jurídica válido para todo o país.
  • Abrangência extraterritorial, não importando se o centro de dados está no Brasil ou no exterior;
  • Fiscalização centralizada na ANPD;
  • Define responsáveis pela tratativa de dados do cliente.
  • Define responsabilidades quanto a riscos e falhas.

No campo da Gestão de Documentos (GED) e na Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), a LGPD contribui para o aumento da segurança e do monitoramento na manipulação, alteração e tráfego de documentos físicos ou digitais da empresa. E os próprios sistemas de Gestão de GED e ECM, pela sua natureza, possuem uma fácil aderência as exigências da nova lei.

Preparação encontra oportunidade
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Preparação encontra oportunidade

Muitas empresas estão preocupadas com a organização interna de todos seus departamentos e o ano de 2020 derrubou diversas peças do tabuleiro.

Empresários, diretores, gerentes e executivos usam a liderança servidora, paciência e todo tipo de informação aguardando sinais de recuperação do mercado e formas de atingir as metas do primeiro trimestre. Tomar decisões não foge de um checklist básico implementado em muitas empresas:

  1. Prazo de decisão – estabeleça uma data limite.
  2. Conteúdo da decisão – principais fatores afetados.
  3. Decisão pode significar mais de duas alternativas, avalie.
  4. Use seus valores, e opiniões e perspectivas de confiança.
  5. Execute um “teste controlado” para uma decisão antes de aplicá-la em larga escala.

O que faz diferença nesse checklist, é a velocidade e a facilidade para acessar as informações que você precisa. Como você e a sua equipe estão lidando com a informação valiosa gerada no dia a dia?

A inovação através do que temos em mãos
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A inovação através do que temos em mãos

Pare para pensar na empresa em que trabalha. Você percebe a capacidade de todo o capital financeiro, intelectual e material ao seu redor? É desse pilar que surgirão as inovações que precisamos em 2021.

Empresas foram pressionadas pelas dificuldades impostas em 2020 a encontrar alternativas, novas oportunidades de negócio. De acordo com um estudo do SEBRAE, qualidade passou a ser obrigatória e a palavra da vez para 2021 é inovação.

É importante olhar primeiro para dentro da sua empresa, analisar o mercado e o comportamento atual, entender essa pressão e oferecer soluções criativas. Falamos em momentos de 2020 sobre a maturidade digital das empresas brasileiras, quando a consultora McKinsey separou o mercado nacional em quatro grandes grupos: iniciantes, emergentes, ascendentes e líderes. Separamos aqui duas reflexões:

  • Como sua empresa gerencia digitalmente toda informação gerada pelo seu capital financeiro, intelectual e material?
  • Em que grupo da McKinsey sua empresa se encontra nesse momento?

Saber responder essas duas perguntas lhe guiará o quanto você conseguiu inovar e se preparar para 2021.

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